Datenschutzerklärung – So behandeln wir Ihre Daten

Inhalt:

Welche Informationen erhalten wir und wozu werden diese benötigt?
Wie erfolgt die Adressspeicherung im Hermes PrivatPaketService?
Welche Informationen erheben wir selbst?
Wo findet die EDV- seitige Verarbeitung der Informationen statt?
Welche persönlichen Informationen werden von Hermes weitergegeben?
Gibt es andere Verwendungszwecke meiner Daten?
Wie komme ich als Empfänger der Sendung an Informationen?

Eine leistungsfähige und kundenorientierte Logistik ist in der heutigen Zeit ohne umfassenden EDV- Einsatz nicht denkbar. Neben der Unterstützung bei der Disposition und Abwicklung der Sendungen an unseren Niederlassungen betrifft das insbesondere die Dokumentation der Sendungsverfolgung, angefangen vom Versand beim Absender bis zur Zustellung an Ihrer Haustür.
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten, die wir zum Zwecke der Abwicklung Ihrer Aufträge erhalten, nimmt dabei eine besonders wichtige Position in unserer täglichen Arbeit ein. Wir pflegen den regelmäßigen Kontakt zum Bundesdatenschutzbeauftragten, der unsere verschiedenen Verfahren zur Abwicklung und Dokumentation der Sendungen als datenschutzrechtlich einwandfrei einstuft.

1. Welche Informationen erhalten wir und wozu werden diese benötigt?

Datenerfassung beim Besuch unserer Webseiten:
Bei jedem Besuch eines Nutzers auf dem Internet- Angebot der Hermes Logistik Gruppe werden bestimmte Daten temporär von unseren Webservern in einer Protokolldatei gespeichert und verarbeitet. Um den datenschutzrechtlichen Anforderungen Rechnung zu tragen, wird vor der Speicherung der Datensätze die dazugehörige IP- Adresse anonymisiert. Die folgenden Daten werden bei jedem Zugriff auf unsere Websites in einer Protokolldatei gespeichert:

die anonymisierte IP- Adresse des anfragenden Rechners
das Datum und die Dauer des Besuchs des Nutzers
die Erkennungsdaten des verwendeten Browers- und Betriebssystems- Typs
die Webseiten der HLG, die der Nutzer besucht
die Webseite, von der aus der Nutzer uns besucht

Diese Daten werden ausschließlich für statistische Zwecke und zur Verbesserung des Angebots ausgewertet und nach einer festgelegten Frist gelöscht. Eine andere Verwendung oder Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
Darüber hinausgehende, personenbezogene Daten wie Ihr Name, Ihre Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail- Adresse werden nicht erfasst. Diese Angaben stehen uns nur zur Verfügung, wenn Sie diese z.B. bei der Registrierung in unserem Kundenportal, beim Erstellen eines Auftrages oder bei der Teilnahme an Gewinnspielen freiwillig gemacht haben.

Daten die wir vom Absender der Sendung erhalten:
Der Absender einer Sendung übermittelt uns auf elektronischem Wege die folgenden personenbezogenen Daten vom Empfänger der Sendung:

Namen und Anschrift (Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Wohnort)
Die Daten verwenden wir in den Tourenunterlagen, um die Sendung zustellen zu können
Telefonnummer
Die Telefonnummer wird im Einzelfall benötigt, falls bei der Zustellung mal ein Problem auftritt und man z.B. einen neuen Zustelltermin vereinbaren möchte.
Kundennummer
Bei Rücksendungen an den Absender erhält dieser auf elektronischem Weg vorab eine Information unter Nennung der Kundennummer.
Angaben zur Sendung, wie Gewicht, Volumen und Verpackungsart
Anhand dieser Informationen werden Kapazitätsplanungen für die Zustelltouren durchgeführt.
E-Mail- Adresse des Empfängers
Die E-Mail- Adresse wird benötigt, um dem Sendungsempfänger Statusinformationen zu der Sendungszustellung zu übermitteln .
Hinweise zur Sendung bei bestimmten Versandformen, wie z.B. den Inkassobetrag bei Nachnahme- Sendungen oder einem Zustelltermin
Diese Daten benötigen wir, um die entsprechenden Versandanweisungen des Absender usw. zu berücksichtigen und deren Erfüllung zu kontrollieren.

Angaben zu den bestellten Artikeln, wie z.B. die Artikelnummer oder Artikelbezeichnungen, verarbeiten wir nicht.

2. Wie erfolgt die Adressspeicherung im Hermes PrivatPaketService?

Regelmäßige Nutzer unseres Hermes PrivatPaketService können über das Hermes Portal im Internet auf bequeme Weise Aufträge platzieren und die für unsere Abwicklung notwendigen Unterlagen ausdrucken.
Die hierfür benötigten Adressinformationen werden im Rahmen einer Registrierung von Ihnen einmalig über ein Internet- Formular an uns übermittelt und stehen dann passwortgeschützt für weitere Aufträge zur Verfügung. Bei telefonischen Aufträgen werden die benötigten Daten zur Abholung und Zustellung durch unsere CallCenter- Mitarbeiter erfasst. Bei Abgaben im PaketShop erfolgt eine Erfassung anhand der Begleitunterlagen durch unsere Mitarbeiter an der zuständigen Niederlassung.

3. Welche Informationen erheben wir selbst?

Über den auf der Sendung aufgebrachten Barcode mit der Identifikationsnummer werden alle Sendungen bei den verschiedenen Bearbeitungsschritten durch Scanner erfasst. Der jeweilige 'Status' wird in unserem EDV-System gespeichert und dient zur lückenlosen Dokumentation der Sendungszustellung z.B. im Falle von Reklamationen.
Auch unsere Zusteller sind mit mobilen Datenerfassungsgeräten ausgestattet. Auf dem Display dieses Gerätes quittieren Sie – wie auf einem Stück Papier – durch Ihre Unterschrift den Erhalt der Sendung. Zusätzlich hierzu speichern wir Datum und Uhrzeit der Zustellung und bei Nachbarschaftsabgaben auch den Namen und Wohnort des Ersatzempfängers.
Ihre Unterschrift wird verschlüsselt auf dem Erfassungsgerät gespeichert und nach Rückkehr an die Niederlassung vom Zusteller ebenfalls verschlüsselt in unser zentrales EDV-System übertragen. Durch verschiedene Maßnahmen stellen wir sicher, dass Ihre Quittungsunterschrift gegen missbräuchliche Nutzung geschützt ist.

Bei Abholung einer Sendung an einem PaketShop, erfolgt die Identifikation des Abholers über den Personalausweis. Für etwaige Reklamationsfälle wird vom PaketShop die Ausweisnummer dokumentiert. Die Nummern werden temporär gespeichert und gemäß den gesetzlichen Verjährungsfristen wieder gelöscht.

4. Wo findet die EDV- seitige Verarbeitung der Informationen statt?

In unserer Hamburger Zentrale betreiben wir ein eigenes Rechenzentrum mit eigenen Mitarbeitern als Mannschaft. In diesem Rechenzentrum werden alle Daten zentral gespeichert. Die Datenübertragung zwischen unseren verschiedenen Standorten findet grundsätzlich über VPN verschlüsselt statt. Die Übertragung der Daten aus dem Internetportal erfolgt verschlüsselt über https-Verbindungen. In unseren Niederlassungen sowie den angeschlossenen Zustellunternehmen kommen PCs zum Einsatz. Diese Außenstellen greifen über gesicherte Datenleitungen auf die Zentrale zu und erhalten dabei nur Zugriff auf die Daten derjenigen Sendungen, die dort jeweils auszuliefern sind.
Alle eingesetzten EDV-Programme sind Hermes-interne Entwicklungen. Die Programme und Datenbanken haben keine frei zugänglichen Daten-Schnittstellen.
In unserer Hamburger Zentrale betreiben wir außerdem ein eigenes CallCenter. Von den dort eingesetzten, eigenen Mitarbeitern werden Aufträge angenommen und Sendungsauskünfte erteilt.

5. Welche persönlichen Informationen werden von Hermes weitergegeben?

Die mit Hermes kooperierenden Versandhäuser erhalten auf elektronischem Weg täglich die Statusinformationen zu ihren Sendungen. Anhand dieser Informationen prüfen die Versandhäuser die ordnungsgemäße Bearbeitung der Sendung und nehmen bei Problemen Kontakt zu Ihnen als Kunden auf.
Bei von Hermes durchgeführten Adressklärungen erhält das Versandhaus die korrigierte Adresse auf elektronischem Wege.
Zur Überprüfung unserer Servicequalität werden in bestimmten Fällen Kundendaten an externe Dienstleister übermittelt, die in unserem Auftrag Befragungen zur Hermes Servicequalität durchführen. Selbstverständlich sind alle unsere externen Dienstleister, die mit Hermes Kundendaten arbeiten, vertraglich dazu verpflichtet, die Datenschutzanforderungen der Hermes Logistik Gruppe einzuhalten, um einen Datenmissbrauch zu vermeiden. An andere Interessenten, z.B. Marketingagenturen oder andere Versandhäuser geben wir selbstverständlich keine Daten weiter.

6. Gibt es andere Verwendungszwecke meiner Daten?

Für die Abrechnung unserer Leistungen mit unseren Auftraggebern sowie für verschiedene andere statistische Zwecke werden die Daten nach unterschiedlichen Merkmalen ausgewertet, wie z.B. die monatliche Sendungsmenge je Postleitzahl.
Dabei entstehen aber ausschließlich verdichtete, nicht mehr personifizierbare Statistiken. Eine auf Einzelpersonen ausgerichtete Auswertung oder Verdichtung der Zustellinformationen findet nicht statt.

7. Wie komme ich als Empfänger der Sendung an Informationen?

Aus Sicherheitsgründen erhält der Empfänger Informationen nur vom Absender. Bei den Versandhäusern übernimmt diese Aufgabe z.B. die jeweilige Kundenbetreuung. Teilweise bieten die Versandhäuser auch die Möglichkeit, aktuelle Statusinformationen über das Kundenkonto im Internet abzufragen.
Für Nutzer des Hermes PrivatPaketService besteht die Möglichkeit, direkt über das Hermes-Portal im Internet eine Sendungsauskunft zu erhalten.

Kontakt

Bei Fragen oder Hinweisen wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutz-Beauftragten:
Hermes Logistik Gruppe Deutschland GmbH
Datenschutzbeauftragter
Essener Straße 89
22419 Hamburg

E-Mail: datenschutz@hermes-europe.de